Unter Lieferanten-Management (Purchase Order Management, POM) versteht man die Gestaltung, Lenkung und Entwicklung der Beziehungen zwischen Besteller/Abnehmer und Lieferanten. Dabei untergliedert sich der Prozess in Bewertung, Entwicklung, Integration und Controlling der Supplier, so dass deren Leistungsfähigkeit, Zielerfüllung und Einbindung in Bestellprozesse beurteilt und Leistungsausfällen auf Lieferantenseite vorgebeugt werden kann. Die Ziele des Lieferanten-Managements liegen dementsprechend in minimalen Beschaffungskosten, hoher Beschaffungseffizienz und langfristiger Versorgungssicherheit. 

Angesichts zunehmend komplexer und störungsanfälliger Lieferketten (Corona-Pandemie, Chinas Null-Covid-Strategie, Krieg in der Ukraine) ist die strategische Bedeutung des Purchase-Order-Managements mehr als deutlich geworden. Einkaufsabteilungen und Buying Center sind aber nicht nur krisenbedingt gefordert, Bestell-Prozesse zu optimieren, die Lieferantenbasis zu erweitern, Supplier effizient zu verwalten und langfristig belastbare Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Auch Wettbewerbsfähigkeit, der Ruf als zuverlässiger Handelspartner und die Qualität der eigenen Leistung werden durch ein effizientes POM-Konzept erheblich gesteigert. 

Ein Schlüssel, um diesen Herausforderungen zu begegnen, liegt in einem automatisierten, datengetriebenen Lieferanten-Management mit transparentem Austausch prozessrelevanter Informationen zwischen Bestellern und Lieferanten.  

Im Juni 2020 veröffentlichte die US-amerikanische Consulting-Firma Forrester einen Report¹ zur strategischen Bedeutung von Beschaffung und Lieferanten-Management. Die Studie kam unter anderem zu dem Schluss, dass das Fehlen geeigneter Tools zur Überwindung von Brüchen (z.B. unterschiedlichen Technologien, Zeitzonen, Geschäftskonventionen) und zur Verbesserung der Kommunikation (z.B. Informationsaustausch in Echtzeit, frühzeitige Alerts bei Abweichungen) von den Befragten als Haupthindernis für den Aufbau reibungsloser Besteller-Lieferanten-Prozesse gesehen wurde². Heute, also zwei Jahre später, legt Forrester erneut eine Studie zum Thema³ vor und unterstreicht damit dessen nach wie vor hohe Relevanz. Aber auch hier taucht wiederum Kritik an bislang verfügbarer IT auf, deren Komplexität für ein praxisnahes Lieferanten-Management als zu hoch eingeschätzt wird. 

Seit kurzem stellt die Lobster Gruppe beziehungsweise die Lobster PRO GmbH ein Tool zur Verfügung, das die o.g. Kritikpunkte ausräumt: das Lösungspaket Lieferanten-Management. Es wendet sich an mittelständische und große Unternehmen und ist eine HTML5- und No-Code-basierte, also nutzerfreundliche Software auf Best-Practice-Standard mit individueller Konfigurierbarkeit, die zudem auf allen gängigen Browsern und Geräten läuft.  

Das Lösungspaket Lieferanten-Management ermöglicht die nahtlose Automatisierung aller Workflows zwischen Besteller und Versender (angebunden via Web-EDI-Portal oder direkter EDI-/Webservices-Integration). In der Standardversion umfasst die Software unter anderem den Import von – manuell oder automatisiert freigegebenen – Bestellungen aus dem ERP des Bestellers zum Lieferanten. Sie unterstützt das Anhängen von Bestell-Dokumenten wie beispielsweise technischen Spezifikationen, die Definition allgemeiner und spezifischer Liefertoleranzen sowie das Management von Abweichungen. Auch der Export der Bestellbestätigung aus dem Versender-System in das des Abnehmers erfolgt automatisiert, wobei der Supplier die Lieferung per 1-Click-Funktionalität verwalten und gegebenenfalls zeitnah Mengen- oder Terminabweichungen beziehungsweise Teillieferungen als mögliche Probleme benennen kann.

Des Weiteren wird ein Lieferavis nicht nur für den Besteller generiert, sondern auch an vordefinierte Logistik-Partner übermittelt. Dank einer sehr übersichtlichen Darstellung des jeweils aktuellen Bestellstatus ist für den Abnehmer außerdem eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet, ausgewählte Partner können per E-Mail kontaktiert werden. Die Erstellung von Lieferscheinen erfolgt als PDF-Dokument mit komfortablem Druck im Online-Account. Optional zubuchbar sind u.a. Features wie Unterstützung bei der Abrechnung mit Lieferanten, Time Slot Management, Tracking & Tracing, Anbindung an die Lagerverwaltung und Self-Onboarding für Lieferanten. Auch das Wechseln zur Vollversion von Lobster_pro für die Automatisierung aller Geschäftsprozesse ist jederzeit möglich. 

Die oben genannten Funktionalitäten erleichtern aber nicht nur das tägliche Lieferanten-Management als solches. Sie tragen auch zur Kostensenkung im Beschaffungswesen, dem sog. Value Engineering, bei – ein Ziel, das übrigens 73 % der im Forrester-Report befragten Entscheidungsträger als Top-Priorität im Einkauf nennen⁴: 

• Durch die zeitnahe Verfolgung der Bestell- und Lieferprozesse werden Engpässe schnell erkannt und beispielsweise über die kurzfristige Beauftragung weiterer Supplier entschärft, d.h. Downtime minimiert und mögliche Konventionalstrafen vermieden. 
• Exakte Angaben zu Liefermengen und Lieferzeiten helfen, Lagerbestände genau zu planen und somit Zins- und Lagerkosten zu reduzieren. 
• Automatisierte Prozesse unterstützen die Abwicklung des Wareneingangs, so dass Lkw schneller entladen, Formalitäten fehlerfrei durchgeführt und die gelieferte Ware für die weitere Wertschöpfung zeitnah zu Verfügung steht. 
• Die automatisierte Dokumentation aller Abläufe erhöht die Compliance im Einkauf und vermeidet Ausfallzeiten und -kosten durch fehlerhaft gelieferte oder nicht den Spezifikationen entsprechende Bestellungen. 
• Automatisierte statt manuelle Eingaben in Lieferlisten, Zollformulare oder im Fuhrparkmanagement reduzieren Fehler wie Zahlendreher, unterschiedliche Konventionen bei der Datumsangabe (12.05.2022 versus 05-12-22 versus 22-05-12) oder der Schreibweise von Rechnungsbeträgen (1.250 versus 1,250 versus 1 250) und daraus resultierende Folgekosten. 

• Das zentrale Monitoring ermöglicht, Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und durch frühzeitige Korrektur außerplanmäßige Ausgaben zumindest im Rahmen zu halten. 
• Die automatische Warnfunktion entlastet verantwortliche Mitarbeitende, da sie nur bei Alerts eingreifen müssen, ansonsten den Kopf frei haben und sich auf ihre für den Geschäftserfolg wesentlichen Kernaufgaben konzentrieren können.  
• Schließlich führt die Liefertransparenz dank konsolidierter Daten dazu, im Rahmen des Scorings das Leistungsverhalten von Lieferanten zu verfolgen, Minderleistungen zu bewerten und die besten Supplier für das eigene Unternehmen dauerhaft zu gewinnen. 

Die Kostenvorteile durch ein Tool wie das Lösungspaket Lieferanten-Management liegen somit auf der Hand. Zudem unterstützt die Software, wie teilweise bereits beschrieben, auch andere Zielsetzungen von Unternehmen – beispielsweise den Einsatz von IoT und KI, das Absichern der Lieferkontinuität, die Positionierung als bevorzugter Kunde bei erfolgskritischen Lieferanten, die Erfüllung nicht nur interner, sondern auch externer Compliance-Regeln und schließlich eine höhere Business Agilität.⁵ Die nahtlose, datengetriebene Zusammenarbeit zwischen Bestellern und Versendern auf Grundlage automatisierter Prozesse ist aber nicht nur kostenseitig oder angesichts der aktuellen Lieferkettenprobleme unerlässlich, sondern auch im Hinblick auf das Zukunftsthema Industrie 4.0.⁶