Die elektronische Rechnungsstellung (auch E-Invoicing genannt) wird für deutsche Unternehmen bald verpflichtend. Was sich wann für wen ändert und warum – das lesen Sie hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen können.
- Bis 2028 kommt schrittweise die Pflicht hinzu, solche auch zu erstellen und zu versenden.
- Als elektronische Rechnung gilt, was maschinell verarbeitbar ist und z. B. auf einer XML-Datei basiert. Typische E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
- Es gibt E-Invoicing-Lösungen auf dem Markt, mit denen Sie die neuen rechtlichen Anforderungen einfach erfüllen. Auch Lobster bietet eine solche Lösung für E-Rechnungen an.
Was ist eine E-Rechnung?
Im deutschen Recht gilt als E-Rechnung bislang jede Rechnung, die elektronisch übermittelt wird. Das ändert sich jedoch ab dem 1. Januar 2025. Ab dann müssen E-Rechnungen auch maschinell lesbar sein. Einfache PDF-Rechnungen gelten dann als sonstige Rechnung und verlieren ebenso wie Rechnungen auf Papier in naher Zukunft ihre umsatzsteuerrechtliche Gültigkeit.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und deutschen Behörden (B2G) ist die E-Rechnung schon seit 2020 Pflicht. Ab 2025 wird die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nach und nach auch für deutsche Unternehmen untereinander (B2B) eingeführt.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung kommt in Etappen:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro ihre Rechnungen selbst als E-Rechnungen erstellen und versenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen, unabhängig vom Jahresumsatz, zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Geschäft verpflichtet.
Was passiert, wenn Unternehmen die Stichtage verpassen?
Unternehmen, die die Pflicht zur E-Rechnung nicht rechtzeitig umsetzen, müssen nicht nur mit Sanktionen und Bußgeldern rechnen, sondern auch mit Zahlungsverzögerungen sowie mit der Ablehnung gestellter Rechnungen.
Warum wird E-Invoicing Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen geht im Wesentlichen auf die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) zurück. Deren Ziel ist es, das Umsatzsteuersystem innerhalb der EU zu vereinheitlichen, Steuerkontrollen zu erleichtern und so Steuerbetrug und Verwaltungsaufwand zu minimieren. Die E-Rechnung im B2B-Rechnungsverkehr wird daher auch in anderen Mitgliedsstaaten der EU verpflichtend. Frankreich und Spanien etwa planen mit einer Einführung ab Mitte 2025, Belgien will Unternehmen untereinander ab Anfang 2026 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichten.
Wie steht es in Österreich und der Schweiz ums Thema E-Invoicing?
Sowohl in der Schweiz als auch in Österreich gibt es bereits Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung an Behörden. Im B2B-Geschäft ist die elektronische Rechnung in beiden Ländern bis auf Weiteres freiwillig.
Welche Formate sind zulässig?
Laut aktuellem Entwurf zur Neuregelung der E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung eine, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.
Es gibt bereits Formate, die diese Anforderungen erfüllen. Diese sind nach der Richtlinie 2014/55/EU bzw. EN 16931 genormt und kommen schon bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden zum Einsatz. Dazu gehören in Deutschland XRechnung (reine XML-Datei in der Syntax CII oder UBL) und ZUGFeRD (Hybrid aus PDF/A-3 und XML, ab Version 2.01).
Bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen dürfen vorerst auch andere Formate wie EDIFACT zum Einsatz kommen, solange alle wichtigen Rechnungsdaten maschinell in ein genormtes Format überführt werden können. Auch ausländische Formate, die der EU-Richtlinie entsprechen, kommen in Betracht – darunter etwa FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) und FacturaE (Spanien).
Wo liegt der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung?
Der Begriff E-Rechnung umfasst alle elektronischen Rechnungen, ganz gleich in welchem Format. Unter XRechnung versteht man hingegen ein konkretes E-Rechnungsformat. Dieses basiert auf einer XML-Datei (daher auch das X in XRechnung).
Anders formuliert: Wer eine E-Rechnung empfangen oder versenden will, kann dafür die XRechnung nutzen. Er kann aber auch auf ein anderes Format wie z. B. ZUGFeRD zurückgreifen.
Was muss eine E-Rechnung enthalten?
Eine elektronische Rechnung muss wie jede andere Rechnung alle wichtigen Pflichtangaben enthalten, die in § 14 Absatz 4 UstG geregelt sind:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer und/oder Steuer-ID des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge und Art der Liefergegenstände oder erbrachten Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder erbrachten Dienstleistung
- Entgelte mit Ausweis der Steuern
- Steuersatz und Steuerbetrag, alternativ Hinweis zur Steuerbefreiung
- ggf. einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers
- falls zutreffend: die Angabe „Gutschrift“
Wie können Unternehmen eine E-Rechnung empfangen?
Es gibt verschiedene Übertragungskanäle für E-Rechnungen. Neben E-Mail und Webupload können Unternehmen elektronische Rechnungen auch über eigene Portale sowie über das PEPPOL-Netzwerk empfangen. Spezialisierte Software zur Datenintegration ermöglicht es, die eingegangenen Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung automatisiert in bestehende Systeme zu überführen.
PEPPOL, XRechnung, ZUGFeRD, XML, PDF/A-3: Wer sich das erste Mal mit E-Invoicing beschäftigt, stößt auf allerlei neue Begriffe. Die wichtigsten davon erklären wir kurz und knapp in unserem E-Invoicing Glossar.
Wie können Unternehmen eine E-Rechnung erstellen?
Um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, benötigen Unternehmen in der Regel eine entsprechende Software. Das kann die Buchhaltungssoftware, das ERP-System oder auch eine Datenintegrationsplattform wie Lobster sein. Letztere greift auf Daten aus bestehenden Systemen zu, überführt diese in ein zulässiges E-Rechnungsformat und versendet die daraus generierten E-Rechnungen via Schnittstelle an den Rechnungsempfänger.
Was kann Lobster in Sachen E-Rechnung?
Mit Lobster können Sie elektronische Rechnungen in allen relevanten Formaten und über alle wichtigen Kanäle empfangen und versenden – nicht nur in Deutschland, sondern international. Das E-Invoicing Portal von Lobster ermöglicht es Lieferanten und Geschäftspartnern, E-Rechnungen eigenständig einzureichen und automatisiert zu prüfen. Und dank Anbindung an wichtige E-Invoicing Netzwerke und Clearingsysteme kommen Ihre eigenen Rechnungen zuverlässig bei Geschäftskunden und Behörden an.
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