Der Wunsch nach Optimierung von Geschäftsprozessen ist meist Ausgangspunkt für Prozessmodellierung. Dabei geht es zunächst um das Erfassen des Status quo, der über unterschiedliche Modelle und Komplexitätsgrade anhand visueller Darstellung nachvollziehbar aufbereitet wird. Daran schließt sich die eigentliche Prozessmodellierung an. Hierbei kommt nicht nur der Struktur der Prozesse, sondern auch den Schnittstellen, an denen Daten von einem Prozessschritt an den folgenden übergeben werden, große Bedeutung zu.
PROZESSMODELLIERUNG – DEFINITION.
Ein Prozess ist eine Abfolge logisch zusammenhängender Tätigkeiten, die einen klaren Auslöser, Input und Output haben und einen Beitrag zur Wertschöpfung liefern. Ein Prozess kann sich auf die Fertigung eines Produkts, die Bearbeitung einer Information, eines Dokuments handeln, um eine Dienstleistung, das Zusammenspiel von Maschinen oder das Ineinandergreifen von Services in den Lieferketten.
Bei der Prozessmodellierung geht es folglich um strukturelle Veränderungen einzelner Schritte oder gesamter Abläufe, entweder zur Anpassung an neue Voraussetzungen (z.B. Digitalisierung) oder zur Optimierung mit Blick auf Zeit, Qualität, Kosten, Sicherheit, Steuerbarkeit, Organisation etc.
Während man sich in der Vergangenheit bei der Prozessmodellierung vor allem auf die Abfolge der Prozessschritte konzentrierte, spielt heute aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung auch die Datenintegration zum Aufbau digitaler Ökosysteme eine wesentliche Rolle. Dabei werden Prozesse nicht mehr nur innerhalb eines Unternehmens betrachtet, sondern zwischen verschiedenen Unternehmen, Menschen und IT-Systemen.
PROZESSMODELLIERUNG – DER PLAN.
Bei Prozessmodellierung geht es zunächst darum, über eine exakte Beschreibung der Einzelschritte deren Ablauf transparent zu machen. Diese Informationen werden dann in eine formalisierte Sprache übersetzt oder in ein grafisches mit vordefinierten Symbolen Modell übertragen: Abhängigkeiten werden sichtbar, doppelt ausgeführte Prozesse, unnötige Schritte und fehlende Bezüge erkannt – wichtige Grundlagen für die gewünschte Optimierung von Prozessen. Durch die grafische Darstellung entstehen erste Ansätze für die Prozessmodellierung, das Experten-Know-how im Unternehmen teilbar und somit die Reaktivität im Unternehmen erhöht.
ETABLIERTE METHODEN.
Das Vorgehen bei der Prozessmodellierung wiederum hängt von der Art der Prozesse ab, je nachdem ob es um komplette Geschäftsstrukturen (Business Process Reengineering) oder einzelne Geschäftsprozesse geht. Kritisch zu untersuchen sind auf jeden Fall besonders die Schnittstellen, an denen Informationen von einem Prozess an den nächsten übergeben werden – z.B. von der Bestellung zur Auftragsbearbeitung und von dort zur Auslieferung.
Im Normalfall werden zunächst die Hauptprozessschritte dargestellt, in Teilprozesse zerlegt und in das Modell integriert. Je nach dem, was konkret gezeigt werden soll, greift man auf ein oder mehrere Prozessmodelle zurück, so dass hochkomplexe Prozesse über verschiedene Hierarchie- und Beschreibungsebenen hinweg abgebildet werden können.
Dabei gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Prozesse abzubilden.
Prozesslandkarten (Prozessarchitekturmodelle) bilden mit geringem Detaillierungsgrad die oberste Prozessebene ab. Durch sie werden Zusammenhänge und strategische Folgerungen ableitbar. Für die eigentliche Prozessmodellierung sind Prozesslandkarten wenig geeignet.
Flussdiagramme veranschaulichen einzelne Prozesse schematisch. Zur Visualisierung dienen definierte Standardsymbole für Verfahren, Dokumente oder Entscheidungen, so dass der Prozessverlauf und die Prozessbeteiligten gut analysiert werden können.
Auch ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) werden zur Visualisierung von Geschäftsprozessen verwendet – mithilfe chronologischer, ebenfalls mit Symbolen versehener Darstellung. Im Zentrum steht hier allerdings die Abfolge der Ereignisse. Dabei versteht man unter einem Ereignis einen eingetretenen Zustand. Jedem Ereignis folgt eine Funktion und jeder Funktion folgt wiederum ein Ereignis – dem Eingang einer Bestellung (E) folgt die Lagerabfrage (F), der Lagerabfrage (E) folgt die Information (F) nicht/vorhanden. Diese Methode eignet sich besonders, um Prozesse aus unterschiedlicher Sicht (Organisation, Daten) zu analysieren.
Das Business Process Model and Notation (BPMN) modelliert Prozesse ebenfalls über deren grafische Darstellung. BPMN stellt aber nicht nur die Abfolge von Geschäftsprozessen und deren Informationsflüsse dar. Sondern zeigt Beteiligte und ihre Interdependenz, konkrete Aktivitäten, Entscheidungspunkte (Gateways) oder Nachrichten (Events). Mit über 150 definierten Symbolen bietet BPMN ein fundiertes Zeichensystem und einen hohen Detaillierungsgrad, um auch komplexe Prozesse sauber darzustellen.
Neben diesen Methoden kommen auch Wertschöpfungskettendiagramme (WKD; Darstellung von Geschäftsprozessen), erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK) oder Prozesstabellen (Dokumentation zusätzlicher, das grafische Modell ergänzende Informationen) zum Einsatz.
KONKRETES VORGEHEN.
Am Anfang einer Prozessmodellierung stehen i.d.R. Workshops, die anhand der ausgewählten Darstellungsmethode Prozesse detailliert dokumentieren. Aus der konkreten Aufgabenstellung und Zielsetzung entsteht so über einen Ist-Soll-Vergleich der Anforderungskatalog für die Prozessmodellierung.
NEUE ENTWICKLUNGEN: DIE VERBINDUNG VON ANALYSE UND UMSETZUNG.
Da heute praktisch alle Prozesse digital dargestellt werden können, liegt es nahe, dass auch bei der Prozessmodellierung auf komplett digitalisierte Prozesse Wert gelegt wird. So lassen sich Abläufe in Echtzeit End-to-end verfolgen oder an neue Situationen anpassen. Diese Anpassung erfolgt ebenfalls digital, indem auch die Prozessdaten im modulierten System neu organisiert werden.
Software für Business Process Management versucht dieser Anforderung zu entsprechen, indem sie zusätzlich zur grafischen Oberfläche auch gleich die Anwendungen bereitstellt, die die betroffenen Daten in den neuen Prozess integrieren. Hier kommen Anbieter von Low-Code-Development-Lösungen ins Spiel, die diese komplexe Funktionalität, ein benutzerfreundliches grafisches Frontend und performante Tools zur Datenintegration und -transformation anbieten. Eine gute Übersicht über Low Code-Plattformen bietet der aktuelle Forrester-Report.
Setzt man solche Low Code-Plattformen gleich zu Beginn als Planungsinstrument für Prozessmodellierung ein, können gleichzeitig auch die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen angestoßen werden.
BEISPIELE FÜR PROZESSMODELLIERUNG.
Die zunehmende Forderung an die Agilität von Unternehmen führt auch bei der Prozessmodellierung zu wesentlich höheren Anforderungen. Eine wesentliche Rolle kommt dabei einer flexiblen, einfach anzupassenden Datenintegration zu, die relevante Daten zu definierten Zeitpunkten aus multiplen Softwareanwendungen ausliest und benötigte Systeme und Formate umwandelt und integriert. Gerade bei der Umsetzung von Prozessmodellierungen mit Teams aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichem Kenntnisstand bringt eine intuitiv zu bedienende Standardsoftware wesentliche Vorteile. Denn Transparenz, Anwenderfreundlichkeit und Flexibilität stellen relevante Größen für die Prozessoptimierung dar.
In den letzten Jahren stand besonders die Modellierung von Logistikprozessen im Fokus, da vor allem im internationalen Güterverkehr Teilprozesse nicht immer durchgehend digitalisiert sind. So werden Fracht- und Zollpapiere noch ausgedruckt, Transporteure notieren die Warenübergabe auf Zetteln und Scheinen, Kunden pflegen die Eingangsdaten manuell ein. Solche Prozesse sind aber fehleranfällig und im Hinblick auf alle Ressourcen viel zu aufwändig.
Weitere Bruchstellen entlang einer Route ergeben sich durch den Einsatz unterschiedlicher Softwaresysteme bei Kunde, Onlinehändler, Zwischenhändler, Lager, Hersteller und/oder Logistiker, Verkäufer und Hersteller.
Ein Beispiel: Bestellung des Kunden über einen Onlinehändler mittels Eingabemaske, Weiterleitung an den Zwischenhändler via SAP-Schnittstelle, Abfrage des Lagerbestands aus SAP beim outgesourceten Lager, von dort Rückmeldung an den Händler und über ihn an den Kunden bzgl. Verfügbarkeit und Liefertermin, bei niedrigem Lagerbestand automatisierte Nachbestellung beim Hersteller, Bestellung der Logistikleistung (z.B. LKW-Transport), Übergabeprotokoll zwischen Lagerist und Logistik, Information der Übergabe an Zwischenhändler, Händler (Portal) und Kunden, Lieferankündigung beim Kunden durch den Logistiker, Austausch von Information zwischen Kunde und Logistiker bzgl. Lieferzeit und -ort, Lieferbestätigung vom Logistiker an Kunde, Lagerist, Zwischenhändler und/oder Portal. Sowie zu guter Letzt die Erstellung und Bezahlung diverser Rechnungen. Bei einem einzelnen Bestellprozess greifen also je nach Komplexitätsgrad zehn oder mehr Softwaresysteme mit unterschiedlichen Datenformaten ineinander.
VON DER PROZESSMODELLIERUNG ZUR PROZESSINTEGRATION.
Nicht nur in der Logistik haben Unternehmen die vielfältigen Optimierungsmöglichkeiten erkannt und – immer öfter mit Hilfe von Low Code-Plattformen – intelligente Prozessmodellierungen vorgenommen, die nicht nur einzelne Prozesse, sondern die gesamte Prozesslandschaft verändern.
Bei horizontaler Prozessintegration bedeutet diese Verknüpfung, dass das Bestellsystem über Informationen zur Auslastung der Produktion, zum Lagerbestand und zu Rohstoffkosten verfügt und diese Daten automatisiert in die Kalkulation von Preis und Lieferzeitpunkt mit einbezieht.
Die vertikale Prozessintegration dagegen ermöglicht es, auf Basis eingegangener Bestellmengen frühzeitig mögliche Lieferengpässe anzuzeigen, denen das Unternehmen durch zusätzliche Rohstoffbestellungen bei anderen Lieferanten entgegenwirken kann bzw. vor- oder nachgelagerte Prozessschritte selbst übernimmt (eigene Rohstoffgewinnung oder eigene Weiterverarbeitung).
Eine andere positive Folge der Prozessintegration ist in immer mehr Branchen die Entwicklung offener Portale mit einer lückenlosen Vernetzung von Marktteilnehmern, Supply-Chain-Management und Datenintegration, wie sie heute in der Logistik etwa eFreight Switzerland oder Logistics Cloud anbieten.
Aber unabhängig von der Branche ist also das Ziel intelligenter Prozessmodellierung, bislang isoliert ablaufende Prozesse zu verknüpfen, deren Komplexität, Kosten und Fehleranfälligkeit zu reduzieren, Abwicklungszeiten zu beschleunigen und ein hohes Maß an Transparenz zu schaffen.
