Was ist EDI?

EDI steht für „Electronic Data Interchange“, zu Deutsch „elektronischer Datenaustausch“ und bezeichnet den standardisierten internen und externen Austausch von Geschäftsinformationen und -dokumenten in Unternehmen. Die Daten werden dabei nach internationalen EDI-Nachrichtenstandards strukturiert und formatiert. Die EDI-gestützte Datenübertragung läuft in drei Schritten ab: Versand, Konvertierung (durch EDI-Software) und Empfang.

Wie funktioniert EDI?

Um die übertragenen Daten zu vereinheitlichen und die korrekte Datenverarbeitung zu gewährleisten, werden zuerst EDI-Formate definiert wie z.B. EDIFACT, EANCON, SINFOS, SAP IDoc, Fortras, BMEcat, ANSI X.12, ODETTE oder ZUGFeRD.

Für die Datenübertragung gibt es zwei verschiedene Methoden:

1. Punkt-zu-Punkt-Datenübertragung (Peer-to-Peer): Die direkte Datenübertragung zwischen zwei Clients ohne eine dritte Partei als Vermittler.
2. Value-added Network (VAN): Ein Netzwerk, bei dem eine Drittpartei die Rolle des Vermittlers übernimmt und die Daten überträgt, normalerweise mit einem Mail-Boxing-Konzept.

Normalerweise werden für die Datenübertragung verschlüsselte Protokolle verwendet wie SFTP, AS2, SOAP, HTTPS oder OFTP2.

Vorteile von EDI für Unternehmen

Statt Bestellungen, Rechnungen, Bestands- oder Preislisten, Transportdaten, Umsatzsteuermeldungen etc. in Papierform zu versenden und manuell zu bearbeiten, automatisiert EDI standardisierte Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen. So werden Fehler durch händische Eingaben vermieden, Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet, Sprachbarrieren reduziert, die Bearbeitungszeit verringert und die Kosten gesenkt. Das gilt nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen verschiedenster Branchen.

Die größten Vorteile noch einmal zusammengefasst:

• Standardisierung: Einheitliche Standards vereinfachen die Kommunikation und gewährleisten eine korrekte Datenverarbeitung zwischen verschiedenen Organisationen.
• Automatisierung: Daten müssen nicht mehr manuell übertragen und verarbeitet werden, was die Automatisierung vieler Prozesse ermöglicht.
• Effizienzsteigerung: Der automatisierte Datenaustausch steigert die Effizienz von Geschäftsprozessen und reduziert die Notwendigkeit manueller Eingriffe, was die Produktivität im Unternehmen erhöht.
• Reduzierung von Eingabefehlern: Da EDI-Nachrichten standardisiert und automatisch übertragen werden, reduziert das die Fehlerquote durch manuelle Eingriffe.
• Kosteneinsparungen: Die gesteigerte Effizienz und der reduzierte manuelle Aufwand verringern die damit in Verbindung stehenden Kosten.
• Verbessertes Monitoring und Reporting: Durch systemübergreifende Vereinheitlichung von Daten und Geschäftsdokumenten wird die Analyse und Berichterstattung vereinfacht.

Wie wird EDI implementiert?

Damit Geschäftspartner unabhängig von ihrer intern verwendeten Software (ERP, WWS, AES etc.) ihre digitalen Daten vollständig integrieren und reibungslos austauschen können, müssen sie sich im Vorfeld auf einen gemeinsamen EDI-Standard einigen. Europäische Unternehmen verwenden hierfür meist das Standardformat EDIFACT, wobei wie weiter oben beschrieben auch viele andere EDI-Standards verwendet werden können.

Verlassen unternehmensspezifische Formate interne IT-Systeme, z.B. CSV-Dateien oder Texte im sog. Feste-Länge-Format (oder Fixed Length Record), werden sie von einer EDI-Software konvertiert und mit entsprechenden Kommunikationsprotokollen an den Empfänger übertragen.

Ganz konkret: Versendet ein Geschäftspartner bspw. eine Bestellung als EDI-Nachricht per Mail, nimmt sich die über eine Schnittstelle (API) angebundene EDI-Software (auch: Middleware, EDI-Konverter, EDI-Plattform oder EDI-System genannt) den Anhang mit der Bestellung heraus. Anhand von Dateinamen und Betreff identifiziert sie den Vorgang, konvertiert die EDI-Nachricht in das Format des Lieferanten und speist es in dessen ERP-System ein.

Ist die Bestellung lieferantenseitig von allen Abteilungen bearbeitet worden, läuft der externe Prozess diesmal als Auftragsbestätigung in umgekehrter Richtung ab. Alles zeitnah und elektronisch, ohne manuelle Eingaben. Andere EDI-fähige Geschäftsprozesse sind zum Beispiel E-Invoicing, Supply-Chain-Management (SCM) oder Datenaustausch mit Steuer- und Zollbehörden auch im Ausland.

Was sollten Sie bei der Implementierung berücksichtigen?

Zur möglichst schnellen und sicheren Vernetzung mit Geschäftspartnern ist der Einsatz einer Middleware sinnvoll – je nach EDI-Dienstleister On-Premises oder in der Cloud als Managed Service. Der Vorteil dieser EDI-Tools ist, dass sie bereits alle Funktionalitäten für die EDI-Konvertierung und -Kommunikation enthalten und so Unternehmen aufwendiges Programmieren ersparen. Ist die gewählte EDI-Lösung zudem No-Code-basiert, können Business-Verantwortliche selbstständig spezifische Prozesse konfigurieren, elektronisch aufsetzen und die IT entlasten.

Vor dem eigentlichen Release müssen sich EDI-Partner auf die Anzahl und Art ihrer Nachrichten, das unterstützte Kommunikationsprotokoll sowie den Nachrichtenstandard (z.B. EDIFACT-Nachrichten) einigen.

In einem zweiten Schritt ist – u.U. mithilfe des EDI-Providers – eine auch als ERP-Konnektor bezeichnete Schnittstelle (Datenbanktabelle, Textdatei) als Datenquelle und -ziel einzurichten – es sei denn, das im Unternehmen eingesetzte WWS oder ERP-System enthält diese bereits standardmäßig. Nach erfolgreicher Testphase mit Prüfung möglichst zahlreicher EDI-Prozesse kann schließlich auf die Produktivinstanz umgestellt und der elektronische Datenaustausch in den Unternehmensalltag integriert werden.