Was ist Kollaboration?
Bei Kollaboration geht es um eine möglichst nahtlose, ergebnisorientierte Zusammenarbeit. Ein Team aus mindestens zwei, meist aber mehreren Personen versucht gemeinsam, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dabei beschränkt sich Kollaboration nicht auf ein einzelnes Projekt, eine bestimmte Gruppe oder eine Organisation, sondern überschreitet gelegentlich auch Unternehmensgrenzen. Im Gegensatz zur Arbeitsweise der Kooperation geht es bei Kollaboration des Weiteren darum, Aufgaben parallel zueinander, in ständiger Absprache und unter kontinuierlicher Weiterentwicklung zum Abschluss zu bringen. Sie erfolgt also progressiv-sequenziell und nicht als Zusammenarbeit in Form einer reinen, internen Arbeitsteilung.
Wie wird Kollaboration implementiert?
Neben allen neuen Formen von Kommunikation im allgemeinen spielt in diesem Zusammenhang der Einsatz einer No-Code-basierten Software mit benutzerfreundlicher Oberfläche durch zum Beispiel die Auflistung aller aktiven Nutzer, der Anzeige des Bearbeitungskontexts und die visuelle Benutzerführung eine wichtige Rolle.
Was gibt es zu berücksichtigen?
Damit Kollaboration kein leerer Begriff bleibt, sondern in der täglichen Arbeit gelebt werden kann, sind bestimmte Strukturen im Unternehmen von Vorteil.
Flache Hierarchien
Ein traditionell ausgerichtetes Verständnis von Führung als Top-down-Prozess ist mit dem Konzept von Kollaboration als hoch partizipative Zusammenarbeit unterschiedlichster Personen in einem Projekt wenig vereinbar. Kollaboration lebt von Offenheit über Hierarchie-Ebenen hinweg, von kritischem Hinterfragen aller vorgeschlagenen Lösungen, vom gemeinsamen Bearbeiten des zentralen Themas und vom intensiven Wissensaustausch zwischen erfahrenen Führungskräften und jungen Mitarbeitenden.
Flexibilisierung der Arbeit
Im Rahmen von Kollaboration aktiv zusammenzuarbeiten, bedeutet – wie bereits eingangs beschrieben – sequenziell zu arbeiten. Allein der Faktor Zeit im Sinne einer längeren Zeit-Spanne bedingt, dass die an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter und externen Personen ihre Arbeit flexibel gestalten können: durch Remote Work, Personalisierung digitaler Tools und Zulassen individueller Herangehensweisen beim Bearbeiten des zentralen Themas. Nur so werden Collaboration Partner – und vor allem die Gruppe der Fachkräfte mit hohen Wechselchancen am Arbeitsmarkt – ihre Kompetenz dauerhaft in ein Projekt einbringen wollen.
Verfügbarkeit der geeigneten technischen Infrastruktur
Das Bearbeiten von Sachverhalten und das Teilen von persönlichem Wissen, Information und Inhalten ist gerade im Rahmen abteilungs- und organisationsübergreifender Kollaboration ohne entsprechende technische Infrastruktur, also geeignete Hard- und Software nicht möglich. Das wiederum bedeutet, dass der Umfang und die Effizienz digitaler Kollaboration auch von der Investitionsbereitschaft eines Unternehmens abhängig ist.
Vorteile durch Kollaboration.
Kollaboration ist mehr als Zusammenarbeit und kann die Wettbewerbsposition, Innovationsfähigkeit, Kostensituation und den Ruf als attraktiver Arbeitgeber deutlich verbessern.
Stärkung der Wettbewerbsposition
Dadurch dass Kollaboration Wissen teilt, dass alle am Thema Beteiligten einen ähnlichen Kenntnisstand erwerben können und Prozesse transparenter werden, verbessert sich mit der Zeit die Effizienz im Unternehmen. Effizienz wiederum bewirkt mehr Sicherheit beim Arbeiten (geringere Fehlerquote), schnellere Prozesse (mehr Output), fundierte Reaktion bei unerwarteten Marktereignissen (hohe Agilität) und damit eine optimierte Wertschöpfung und Stärkung der Wettbewerbsposition im Allgemeinen.
Ausnutzen von Kostensenkungspotenzialen
Durch die höhere Prozesseffizienz über Abteilungsgrenzen hinweg ergeben sich signifikante Kostensenkungs-Potenziale. Zum einen über die bereits oben beschriebenen Auswirkungen wie geringere Fehlerquote, höherer Output und Agilität. Zum anderen sowohl durch erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und deshalb geringere Personalfluktuation (weniger Kosten für Recruiting-Maßnahmen, On- und Offboarding) als auch durch eine optimierte Customer Experience (weniger Retouren, mehr kundeninduzierte Akquise) und eine höhere Kundenbindungsrate (weniger Verwaltungskosten durch geringere Kündigungsrate von Abonnements). Unterstützend können Unternehmen zudem mit Software-Tools arbeiten, die Kollaborations-Prozesse automatisieren und sie nochmals effizienter und somit kostengünstiger machen.
Stärkung der Innovationsfähigkeit
Kollaboratives Arbeiten bringt Menschen aus unterschiedlichen Teams, Abteilungen und sogar Organisationen zusammen. In vielfältigen Inhalten, Kompetenzen und im expliziten Anspruch, Dinge kritisch hinterfragen zu dürfen liegt ein mächtiger Hebel für Innovation. Setzen Unternehmen auf diese Form der offenen Kommunikation schaffen sie Raum für neugieriges Experimentieren und das Entdecken ungewöhnlicher und damit innovativer Lösungswege.
Welche Lösung bietet Lobster?
Lobster unterstützt Unternehmen darin, digitale Transformation mitarbeiterfreundlich umzusetzen und Beschäftigte für Digitalisierung und Automatisierung zu begeistern. Denn wenn Kollaboration zwar als Konzept besteht, aber im Arbeitsalltag nicht umgesetzt wird, ist niemandem geholfen.
Deshalb stellt die Lobster Gruppe mit der Datenintegrationssoftware Lobster_data ein multifunktionales Tool zur Verfügung, dass auch Nicht-IT-Spezialisten in kürzester Zeit bedienen können.
Mit dem Fokus auf Usability bietet Lobster_data zunächst Anwendern die Möglichkeit, überall auf der Welt mit einem beliebigen, browserfähigen Gerät an Unternehmensprozessen in Echtzeit mitzuwirken. Die state-of-the-art Web-Anwendung mit userfreundlichem Design und intuitiver Bedienung vereinfacht das Onboarding, sodass Mitarbeitende nach nur zwei Tagen Schulung innerhalb der Applikation miteinander kommunizieren und kollaborieren können.
Mit dem Lobster_data Release 4.5 ist zudem das Workflow-Modul optimiert und noch besser auf Kollaboration zugeschnitten worden. Das Workflow-Modul ist ein Orchestrierungstool zum Aufbau
von Prozessketten, die sowohl Interaktionen zwischen Menschen, zwischen Mensch und Maschine (HMI) als auch reine Maschinenprozesse (M2M) beinhalten. Zudem können Endanwender und externe Dritte (mit entsprechenden Rechten) über das Zusatzmodul DataCockpit mit den im Workflow-Modul angelegten Prozesses interagieren.
