Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bezieht sich meist auf die softwaregestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen, mit dem Ziel wiederkehrende, manuelle Prozesse und Workflows zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Vorteile und Ziele der Prozessautomatisierung

Manuelle Aufgaben können durch Automatisierungen erheblich reduziert oder gar komplett beseitigt werden, was entsprechende Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen mit sich bringt. Das sind auch die beiden Hauptziele, die Unternehmen diesbezüglich verfolgen. 

Die Vorteile umfassen:

• Gesteigerte Prozesseffizienz
• Kosteneinsparungen
• Reduzierte Fehlerraten
• Verbesserte Qualität und Konsistenz
• Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit
• Verbesserte Skalierbarkeit
• Schnellere Reaktionszeiten
• Optimierte Ressourcennutzung
• Erleichtertes Datenmanagement und -analyse
• Gesteigerte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Erhöhte Sicherheit

Prozessautomatisierung in der Praxis

Ein greifbares Beispiel aus der Unternehmenspraxis sind automatisierte Rechnungsgenehmigungen. Anstatt jede einzelne Rechnung manuell prüfen und genehmigen zu müssen, können automatisierte Systeme diese Aufgaben komplett eigenständig übernehmen. Die Software überprüft Rechnungen basierend auf vordefinierten Regeln und Kriterien und genehmigt sie entweder direkt oder leitet sie zur weiteren Überprüfung weiter.

Doch auch komplexere Prozesse lassen sich automatisieren wie z.B. der Kundensupport. Hier können etwa KI-basierte Chatbots häufig gestellte Fragen ohne menschliches Eingreifen automatisch beantworten, sodass sich die Support-Mitarbeiter auf schwierigere Kundenanfragen konzentrieren können.

Ein drittes Beispiel ist die Lagerverwaltung. ERP-Systeme können Lagerbestände verwalten und automatisch Nachbestellungen auslösen, sobald der Lagerbestand unter einen bestimmten Punkt fällt.

Durch die Befreiung von Mitarbeitern von routinemäßigen und zeitaufwendigen Aufgaben ermöglicht die Prozessautomatisierung ihnen, sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren, die kreatives Denken und strategische Planung erfordern. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Arbeitsweise, sondern kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da sie sich wertvolleren und erfüllenderen Aufgaben widmen können.

Der Unterschied zwischen digitalisierten und automatisierten Prozessen

Digitalisierung und Automatisierung werden häufig fälschlicherweise als Synonyme für dieselbe Sache gesehen. Tatsächlich geht es dabei allerdings um zwei sehr unterschiedliche Konzepte:

• Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Zum Beispiel die Digitalisierung von Papierdokumenten in PDF-Dateien. Hierbei geht es primär um die Vereinfachung des Zugriffs auf Informationen und deren Speicherung.
• Automatisierung hingegen zielt darauf ab, einen Prozess oder Workflow zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu optimieren, indem manuelle Aufgaben durch Technologie ersetzt und somit automatisiert werden. Automatisierungen setzen normalerweise digitalisierte Daten voraus, gehen aber einen Schritt weiter, indem sie wiederkehrende Aktionen ohne menschliches Eingreifen durchführen. Die Digitalisierung ist meist der erste Schritt auf dem Weg, einen Prozess zu automatisieren, denn sie bildet die Grundlage, auf der automatisierte Systeme aufbauen können.

Wo werden Prozesse automatisiert?

Prozessautomatisierungen werden in beinahe allen Unternehmensbereichen genutzt und sind nicht nur auf bestimmte Industrien oder Abteilungen beschränkt. Von der Prozessautomatisierung profitieren im Prinzip alle operativen Vorgänge, ganz gleich in welcher Branche oder Abteilung. Besonders häufig wird sie in folgenden Bereichen eingesetzt:

• Kundenservice: Automatisierte Systeme wie Chatbots und virtuelle Assistenten können Kundenanfragen rund um die Uhr bearbeiten, indem sie häufig gestellte Fragen beantworten, Bestellungen aufnehmen oder Kunden an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weiterleiten.
• Finanzen und Buchhaltung: Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung, Gehaltsabrechnungen und Finanzberichterstattung werden zumeist automatisiert umgesetzt, was Fehler reduziert und gleichzeitig der Compliance zugutekommt.
• Personalwesen (HR): Von der automatisierten Bearbeitung von Bewerbungen über Onboarding-Prozesse bis hin zur Zeit- und Anwesenheitserfassung – HR-Abteilungen nutzen Automatisierung, um administrative Aufgaben zu minimieren und sich stärker auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
• Marketing: Im Marketing ermöglichen Automatisierungstools eine kanalübergreifende personalisierte Kundenkommunikation, Kampagnenmanagement und diverse Möglichkeiten der automatischen Auswertung von Kundendaten.
• Produktion: In der Fertigungsindustrie ermöglicht die Automatisierung die Steuerung von Maschinen und Produktionslinien.
• Logistik: In der Logistik werden z.B. die Lagerhaltung, das Bestandsmanagement und die Routenplanung automatisiert.
• Einkauf und Beschaffung: Automatisierte Beschaffungssysteme können den Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zur Rechnungsprüfung optimieren und dabei helfen, Kosten zu senken.
• IT-Management: Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle im IT-Bereich, von der Netzwerküberwachung und -verwaltung über die Softwareverteilung bis hin zur Datensicherung und zur Disaster Recovery.

Welche Prozesse sind für die Automatisierung geeignet?

Welche Art von Prozessen für die Automatisierung geeignet sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie von der Regelmäßigkeit, dem (Daten-)Volumen, sowie der Komplexität der jeweiligen Aufgaben. Bei der Entscheidung für oder gegen die Automatisierung eines Prozesses, ist es wichtig, den potenziellen ROI (Return on Investment) zu bewerten und zu berücksichtigen, wie die Automatisierung die Mitarbeiterentlastung und die Verbesserung der Servicequalität beeinflussen kann.

Generell sind Prozesse besonders gut für die Automatisierung geeignet, wenn sie folgende Merkmale aufweisen:

• Wiederholbare und vorhersehbare (Routine-)Aufgaben
• Datenintensive Prozesse
• Regelbasierte Vorgänge
• Aufgaben mit hoher Fehleranfälligkeit

Methoden und Technologien zur Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)

Die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) umfasst verschiedene Methoden und Technologien, die darauf abzielen, Unternehmensprozesse durch Automatisierungen effizienter zu gestalten. Jede Methode hat ihre spezifischen Anwendungsgebiete und Vorteile, weshalb viele Unternehmen mehrere miteinander kombinieren.

Die wichtigsten Anwendungsbereiche der BPA:

• Workflow-Automatisierung
  
• Datenintegration inkl. Enterprise Application Integration (EAI)
  
• Datenerfassung und -analyse
• Prozessmanagement und Monitoring

Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick der wichtigsten BPA-Methoden.

Business Process Management (BPM)

Business Process Management ist ein ganzheitlicher systematischer Ansatz zur Verbesserung der Unternehmensleistung durch die effektive Gestaltung, Implementierung, Nutzung und Überwachung aller Geschäftsprozesse. Es verbindet BPA mit anderen Managementpraktiken, um alle Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

BPM umfasst folgende Aufgaben:

• Prozessmodellierung
• Prozessanalyse
• Prozessdesign und -optimierung
• Prozessimplementierung
• Prozessüberwachung und -management

Bei der BPM-Methode werden Technologien wie Workflow-Management-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Business Intelligence (BI) Tools genutzt, um Prozesse effizient zu gestalten und zu verwalten. Insgesamt ermöglicht dieser ganzheitliche Ansatz, dass Unternehmen agiler handeln und somit besser auf Veränderungen reagieren können.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die es ermöglicht, menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen zu imitieren, um Geschäftsprozesse zu automatisieren. RPA-Software, kann mithilfe von Robotern bzw. „Bots“ Routineaufgaben automatisiert auszuführen, indem sie Benutzereingaben simuliert, mit Anwendungen interagiert und Daten zwischen Systemen überträgt.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Automatisierungsmethoden, die oftmals eine komplexe Integration voraussetzen, kann RPA direkt auf der Benutzeroberfläche agieren und somit schnell und ohne große Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur implementiert werden.

Wichtige Merkmale von RPA:

• Nicht-invasiv: Bestehende Systeme können genutzt werden, ohne diese verändern oder ersetzen zu müssen.
• Skalierbar: Bots können schnell angepasst und vervielfältigt werden, um mit dem Bedarf zu wachsen oder sich anderweitig anzupassen.
• Regelbasiert: RPA folgt klar definierten Regeln.
• Flexibel: Bots können rund um die Uhr arbeiten, was sie sehr produktiv macht und die Effizienz steigert.

Typische Anwendungsfälle für RPA umfassen:

• Datenmigration und -eingabe
• Reporting
  
• Kundenkonto-Management

RPA hat sich als kosteneffiziente Lösung etabliert, um manuelle, zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgaben zu automatisieren, und ermöglicht Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Digitale Prozessautomatisierung erweitert das Konzept der RPA, indem sie abseits einer simplen Prozessautomatisierung, auch komplexere Automatisierungsaufgaben unterstützt, die nicht nur das Nachahmen menschlicher Interaktionen umfassen, sondern auch die Integration in verschiedene Systeme und die Verarbeitung komplexer Daten. DPA zielt darauf ab, End-to-End-Prozesse zu automatisieren, wobei der Schwerpunkt auf der Optimierung des gesamten Workflows liegt und nicht nur auf einzelnen Aufgaben. Insgesamt führt das zu einer umfassenden Transformation von Geschäftsprozessen mit einem höheren Automatisierungsgrad.

Kernmerkmale von DPA:

• End-to-End Automatisierung: DPA fokussiert sich auf die Automatisierung des gesamten Ablaufs, nicht nur auf isolierte Aufgaben.
• Integration: DPA-Tools bieten umfangreiche Möglichkeiten zur Integration verschiedener Systeme und Anwendungen, was einen nahtlosen Datenfluss zwischen den verschiedenen Datenquellen ermöglicht.
• Anwenderfreundlichkeit: DPA-Lösungen sind meist benutzerfreundlich aufgebaut, sodass auch Anwender ohne technischen Hintergrund Prozesse automatisieren können.
• Analytics und Insights: Erweiterte Analysefunktionen ermöglichen Prozessoptimierungen durch datengetriebene Entscheidungen.

DPA-Technologien eignen sich besonders gut für komplexe Prozesse, die über einfache regelbasierte Aufgaben hinausgehen und eine tiefe Integration in bestehende IT-Systeme erfordern. Beispiele hierfür sind die Automatisierung von Kundenonboarding-Prozessen, die Verwaltung von Lieferketten oder die Automatisierung von Compliance-Überprüfungen.

Durch den Einsatz von DPA können Unternehmen ihre digitalen Transformationen vorantreiben, indem sie die Produktivität und Agilität steigern und die Kundenerfahrung verbessern.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) kombiniert Robotic Process Automation (RPA) mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML), um nicht nur regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, sondern auch Prozesse, die Entscheidungen erfordern, die auf unstrukturierten Daten und komplexen Interaktionen basieren. IPA-Systeme sind in der Lage, aus vergangenen Aktionen zu lernen, ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern und zunehmend komplexe Aufgaben zu übernehmen.

Wichtige Merkmale der IPA:

• Lernfähigkeit: Durch maschinelles Lernen und KI können IPA-Systeme Muster erkennen, Geschäftsprognosen treffen und datengestützte Entscheidungen ermöglichen.
• Verarbeitung unstrukturierter Daten: Text, Bilder, E-Mails und andere Formen unstrukturierter Daten können interpretiert werden.
• Erweiterte Automatisierung: IPA geht über einfache, repetitive Aufgaben hinaus und kann auch komplexere Prozesse automatisieren, die Anpassungsfähigkeit und das Treffen von Entscheidungen voraussetzen.

Anwendungsbeispiele:

• Kundenanfragen
• Dokumentenanalyse
• Fraud Detection (Betrugserkennung)

Erste Schritte zur Automatisierung von Prozessen

Ein automatisierter Geschäftsprozess kann eine transformative Wirkung auf ein Unternehmen haben, es erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Im Folgenden erklären wir die ersten Schritte, um mit der Automatisierung von Prozessen zu beginnen.

1. Identifizieren Sie Ihre Automatisierungsziele

Bevor Sie beginnen, müssen konkrete Ziele für die Automatisierung definiert werden. Spezifische, eindeutig formulierte Ziele helfen bei der Auswahl geeigneter Prozesse, Methoden und Technologien, die für die Anforderungen am besten geeignet sind.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Probleme möchten Sie lösen?
• Welche Prozesse könnten effizienter gestaltet werden?
• Sind Ihre Ziele auf Kostensenkung, Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung oder vielleicht auf die Verbesserung der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit ausgerichtet?

2. Wählen Sie die richtigen Tools und Technologien

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Automatisierungstools und -technologien, von RPA über BPM bis hin zu KI-basierten Lösungen. Die Auswahl sollte anhand

• der Art und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse,
• den Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen und
• des Budgets getroffen werden.

Vor der Entscheidung kann es helfen, mit Anbietern zu sprechen und Demos oder Pilotprojekte durchzuführen, um eine Lösung in Bezug auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen zu bewerten.

3. Planen Sie Ihre Automatisierungsstrategie

Haben Sie die Ziele definiert und die richtigen Tools ausgewählt, ist es an der Zeit eine durchdachte Automatisierungsstrategie zu entwickeln. Dazu gehört die Entscheidung, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen – oft beginnen Unternehmen mit den „Low-hanging Fruits“, welche die schnellsten und größten Ergebnisse versprechen.

Ein detaillierte Projektplan sollte ebenfalls erstellt werden, in dem

• der zeitliche Rahmen,
• das Budget,
• die beteiligten Teams und
• Meilensteine enthalten sind.

Die Einbeziehung der IT-Abteilung sowie der Endnutzer in diesen Prozess kann dazu beitragen, technische und betriebliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu lösen.

Häufige Herausforderungen und wie damit umgegangen werden kann

Zweifel und Widerstand im Team managen

Das Einführen neuer Technologien kann bei Mitarbeitern Unsicherheit und darauf begründeten Widerstand hervorrufen. Das gilt vor allem, wenn sie befürchten, dass die Automatisierungen ihre Jobs ersetzen könnten.

Eine transparente Kommunikation bezüglich neuer Prozesse und der Ziele, sowie Vorteile der Automatisierungen gegenüber allen betroffenen Mitarbeitern ist daher enorm wichtig. Machen Sie betroffenen Mitarbeitern klar, dass ihre Expertise weiterhin benötigt wird und wie sie in ihrem Berufsalltag von den neuen Prozessen profitieren. Schulungen und Weiterbildungsprogramme können zudem dabei helfen, die Fähigkeiten der Mitarbeiter an die neuen Anforderungen anzupassen.

Skalierungsstrategien entwickeln

Während die ersten Schritte der Automatisierung oft erfolgreich sind, lassen sich diese Erfolge nicht immer problemlos auf andere bzw. größere Bereiche übertragen. Eine schrittweise Skalierung, die mit kleinen, überschaubaren Projekten beginnt, ermöglicht es Unternehmen, Erfahrungen zu sammeln und ihre Strategie entsprechend anzupassen.

Unternehmen sind gut beraten, eine umfassende Skalierungsstrategie zu entwickeln, die Prioritäten für eine jeweilige Automatisierung basierend auf dem erwarteten ROI und der strategischen Bedeutung für das Unternehmen setzt. Es sollte außerdem sichergestellt werden, dass die erforderliche Infrastruktur und Ressourcen vorhanden sind, um auch eine größere Anzahl automatisierter Prozesse zu unterstützen, ohne die Systemstabilität zu gefährden.

Wie Sie den Erfolg messen

Ohne klare Kriterien zur Erfolgsmessung kann es schwierig bis unmöglich werden, den tatsächlichen Nutzen einer Automatisierung zu quantifizieren. Definieren Sie daher möglichst konkrete (SMARTe) Ziele für Ihre Automatisierungsprojekte, die sie am Ende durch eine Nutzwertanalyse bewerten. Regelmäßige Reviews können zusätzlich helfen, den Erfolg zwischenzeitlich zu bewerten und ggf. notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen heutzutage eine breite Palette von Tools zur Verfügung. Dahingehende Hilfsmittel bieten verschiedenste Funktionen, von einfachen Aufgabenautomatisierungen bis hin zu komplexen Prozessen, die auf KI und ML (Machine Learning) basieren. Im Folgenden gehen wir auf einige prominente Kategorien und Beispiele für Prozessautomatisierungstools ein.

Robotic Process Automation (RPA) Tools

RPA Tools ermöglichen die Automatisierung von Routineaufgaben, die auf der Interaktion mit Benutzeroberflächen basieren. Sie sind besonders nützlich für Aufgaben, die klare, wiederholbare Regeln befolgen, wie Dateneingabe, Ausfüllen von Formularen oder einfache Datenübertragungen.

• UiPath: Bietet eine RPA-Plattform, die es ermöglicht, manuelle, auf Regeln basierende Geschäftsprozesse zu automatisieren.
• Automation Anywhere: Ein weiteres führendes RPA Tool, das benutzerfreundliche Bots bietet, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
• Blue Prism: Konzentriert sich auf das Bereitstellen von digitalen Arbeitskräften, die regelbasierte Aufgaben automatisieren.

Business Process Management (BPM) Tools

BPM Tools dienen der Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie bieten einen umfassenden Ansatz zur Verwaltung der Geschäftsprozesse und unterstützen üblicherweise die Integration unterschiedlicher Systeme.

• Bizagi: Eine BPM-Lösung, welche die Modellierung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen erleichtert.
• Camunda: Ein Open Source BPM Tool, das über Funktionen zur Geschäftsprozessmodellierung, Automatisierung und Monitoring bietet.
• Pega: Eine umfassende BPM- und Customer Relationship Management (CRM)-Plattform, die auf exzellenten Kundenservice und operative Effizienz ausgerichtet ist.

Digitale Prozessautomatisierung (DPA) Tools

• Lobster_data: Eine intuitive No-Code-Plattform, die in Verbindung mit Lobster_pro umfassende Funktionen zur Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie Datenintegrationen und Anwendungsentwicklung bietet.
• Appian: Eine Low-Code-Plattform mit Funktionen für die schnelle Entwicklung von Anwendungen und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• OutSystems: Eine Low-Code-Plattform, die die schnelle Entwicklung von Anwendungen zur Prozessautomatisierung unterstützt.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) Tools

• IBM Watson: Bietet fortschrittliche KI-Funktionen für die Automatisierung komplexer Prozesse.
• Microsoft Power Automate: Ermöglicht es, Automatisierungsworkflows zwischen Anwendungen und Diensten zu erstellen, um Daten zu verarbeiten und Aufgaben zu automatisieren.