Definition – Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung bezeichnet eine systematische Vorgehensweise, um bestehende Arbeitsabläufe zu verbessern. Es wird üblicherweise in Organisationen eingesetzt, um die Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern und Kosten zu senken.

Die Ziele der Prozessoptimierung

Im Wesentlichen geht es beim Optimieren von Prozessen darum, deren Effizienz zu steigern und den benötigten Ressourcenaufwand zu minimieren. Die häufigsten Ziele haben wir für Sie zusammengefasst.

• Steigerung der Effizienz
• Verringerung der benötigten Ressourcen
• Erhöhung des Outputs (bei gleichem Ressourcenaufwand)
• Reduzierung der Kosten
• Verringerung von Fehlerquoten
• Verbesserung der Produkt- oder Servicequalität
• Erhöhung der Prozesstransparenz
• Erhöhung der Sicherheit

Das typische Vorgehen bei der Optimierung von Prozessen

Die Verbesserung von Prozessen erfolgt durch ein strukturiertes Vorgehen, das im Ablauf variieren kann, je nachdem welche Methode dafür eingesetzt wird. Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Beispiel für ein typisches Vorgehen bei Prozessoptimierungen.

1. Problemstellen identifizieren

Zuerst werden die Bereiche identifiziert, in denen Prozesse ineffizient laufen, Kosten zu hoch sind oder die Qualität des Ergebnisses hinter den Erwartungen zurückbleibt. Dafür werden alle relevanten Daten gesammelt und analysiert sowie Feedback von Mitarbeitern eingeholt, die direkt in die Prozesse eingebunden sind.

2. Prozessanalyse

Im nächsten Schritt folgt die Prozessanalyse, in der die identifizierten Problemstellen im Detail analysiert werden. Ziel ist es, die konkreten Ursachen der Probleme nachzuvollziehen und nicht nur die Ineffizienzen selbst festzustellen. Hierfür können verschiedene Analysemethoden eingesetzt werden, abhängig von der Art des Prozesses und der Ziele, die mit der Optimierung verfolgt werden.

Um die Optimierungspotenziale aufzudecken, wird in der Analysephase genau untersucht, wie aktuelle Prozesse strukturiert sind, welche Schritte sie umfassen und wie diese miteinander interagieren. Flussdiagramme und andere Prozessmodelle helfen dabei, komplexe Workflows transparent und übersichtlich darzustellen und konkrete Problempunkte schneller zu identifizieren.

3. Ziele definieren

Nachdem die Problemstellen erkannt und analysiert wurden, müssen als Nächstes klare und messbare (SMARTe) Ziele definiert werden, die sich direkt auf die zuvor identifizierten Probleme und deren Ursachen beziehen.

Konkrete Ziele sind zum einen notwendig, um einen Handlungsplan darauf auszurichten und zum anderen, um den Erfolg der Optimierungsmaßnahmen später messen und bewerten zu können.

3. Lösungen finden

Sind die Ziele definiert, müssen nun effektive Lösungen für die Optimierung gefunden werden, um die gesteckten Ziele erreichen zu können. Dieser Prozess beginnt normalerweise mit einem Brainstorming zur Ideenfindung unter Einbezug aller Prozessbeteiligten.

Im ersten Schritt geht es darum, möglichst viele Optionen in Betracht zu ziehen und mit vielfältigen Ideen aufzukommen, wofür verschiedene Kreativitätstechniken angewandt werden können. Ob die Ideen sinnvoll oder realistisch sind, ist an diesem Punkt noch nicht wichtig – es geht erst einmal darum, der Kreativität uneingeschränkten Lauf zu lassen und mit möglichst vielen Ideen aufzukommen. 

Ist die Ideensammlung abgeschlossen, werden sie bewertet und dahin gehend priorisiert, wie effektiv sie die Probleme lösen können, wie durchführbar sie sind und wie sie sich auf den Gesamtprozess auswirken. Hierbei ist es wichtig, mögliche Risiken Nebeneffekte der vorgeschlagenen Lösungen abzuwägen.

Sobald alle Optimierungsmaßnahmen definiert sind, werden diese in einem Projektplan festgehalten, inkl. der notwendigen Schritte, Verantwortlichkeiten sowie des zeitlichen Rahmens.

4. Prozessoptimierung

Jetzt wird dieser Plan in die Tat umgesetzt. Die ausgewählten Lösungen zur Optimierung der Prozesse werden implementiert, einschließlich der Einführung neuer Technologien oder Optimierungsmethoden, die zuvor festgelegt wurden. Auch die betroffenen Mitarbeiter müssen mit den neuen Prozessen und veränderten Workflows vertraut gemacht werden, damit die Optimierungen bestmögliche Ergebnisse erzielen können und keine Unklarheiten oder Verwirrungen während des Übergangs oder danach entstehen.

Die Prozessanpassungen sowie der Zeitpunkt müssen zudem sorgfältig geplant werden, um sichergehen zu können, dass die Veränderungen korrekt umgesetzt werden und der Geschäftsbetrieb währenddessen so reibungslos wie möglich verläuft.

5. Erfolg messen

Nach der abgeschlossenen Optimierung – oder je nach Methode nach der ersten Iteration des Optimierungsprozesses – ist es an der Zeit, die Ergebnisse mit den zuvor gesteckten Zielen abzugleichen.

• Konnte alles wie geplant umgesetzt werden oder gab es an bestimmten Punkten Probleme?
• Haben die Verbesserungen die gewünschten positiven Effekte in Bezug auf die Effizienz, Effektivität und Ergebnisqualität der Prozesse bewirkt?
• Sind durch die Verbesserungen neue Ineffizienzen oder Schwachstellen entstanden oder sichtbar geworden?

Bei der Erfolgsmessung werden alle Erkenntnisse sorgfältig dokumentiert, sodass diese in zukünftigen Optimierungszyklen berücksichtigt und genutzt werden können. Auf Basis der Ergebnisse und des Feedbacks der Prozessbeteiligten können nun kontinuierliche Optimierungsschleifen durchgeführt werden, um die Prozesse Stück für Stück weiter zu verbessern.

6. Repeat

Die Prozessoptimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern normalerweise ein fortlaufender Prozess. Basierend auf der Leistungsüberwachung und dem Feedback der Stakeholder werden neue Verbesserungspotenziale identifiziert und in weiteren Prozessiterationen umgesetzt.

Beliebte Methoden zur Prozessoptimierung

Welche der verschiedenen Methoden für die Prozessoptimierung am besten geeignet ist, hängt von der jeweiligen Art des Prozesses sowie von den geplanten Zielen ab. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick der gängigsten Methoden, die für die Optimierung von Geschäftsprozessen verwendet werden.

Agile Methoden

Schwerpunkt: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der Produktentwicklung.

Eigenschaften: Iterative Entwicklung mit regelmäßigen Feedbackschleifen; Arbeit in Sprints; fortlaufende Optimierung; enge Zusammenarbeit im Team und mit Kunden.

Typische Einsatzbereiche: Softwareentwicklung, Produktmanagement, Innovationsprojekte.

Agile Methoden wie Scrum und Kanban sind in der schnelllebigen Geschäftswelt weit verbreitet, insbesondere in der Softwareentwicklung und im IT-Projektmanagement. Sie folgen den Kernprinzipien der Kundenorientierung, schnellen Anpassungsfähigkeit, iterativen Entwicklung und engen Zusammenarbeit.

Obwohl agile Methoden ursprünglich für die Softwareentwicklung konzipiert wurden, sind ihre Prinzipien und Praktiken auf eine Vielzahl von Branchen und Projekten anwendbar, in denen hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit sowie kontinuierliche Prozessiterationen im Fokus stehen.

Lean Management

Schwerpunkt: Abbau nicht wertschöpfender Tätigkeiten.

Eigenschaften: Fokus auf Wertstrom (eng. Value Stream); starker Einbezug der Mitarbeiter.

Typische Einsatzbereiche: Produktion, Logistik, Verwaltung, Servicebereiche.

Lean Management zielt darauf ab, ineffiziente oder unnötige Ressourcenaufwendungen zu minimieren und so die Prozesseffizienz zu maximieren. Es ist branchenübergreifend anwendbar und hat einen starken Einfluss auf Produktions- und Dienstleistungsbereiche.

Six Sigma

Schwerpunkt: Qualitätsverbesserung durch Verringerung der Fehlerquote.

Eigenschaften: Ablauf: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Kontrollieren (DMAIC); Einsatz statistischer Tools; klare Zielvorgaben; Projekte mit definierten Anfangs- und Endpunkten.

Typische Einsatzbereiche: Produktion, Qualitätsmanagement, Produktentwicklung.

Six Sigma ist eine Methode zur Qualitätsverbesserung, die darauf abzielt, Fehler in Prozessen zu reduzieren. Es wird in verschiedenen Industrien angewendet und ist für seine datengesteuerte Herangehensweise bekannt.

Total Quality Management (TQM) Methode

Schwerpunkt: Kontinuierliche Qualitätsverbesserung in allen Unternehmensbereichen.

Eigenschaften: Etablierung einer unternehmensweiten Qualitätskultur; Einbezug aller Mitarbeiter; Kundenorientierung; stetige Verbesserungsprozesse; Qualitätskontrollen in jeder Phase.

Typische Einsatzbereiche: Unternehmensweit.

TQM integriert Qualitätsmanagement-Prinzipien in alle Unternehmensprozesse. Das Vorgehen beinhaltet eine starke Kundenorientierung und die Einbindung aller Mitarbeiter in Qualitätsverbesserungsinitiativen.

Business Process Reengineering (BPR)

Schwerpunkt: Radikale Neugestaltung von Geschäftsprozessen zur Leistungssteigerung.

Eigenschaften: Komplettes Prozess-Redesign; Fokus auf drastische Verbesserungen; starker Technologieeinsatz; oft verbunden mit organisatorischen Veränderungen.

Typische Einsatzbereiche: Unternehmensweit, Prozesse des Kerngeschäfts.

BPR (dt. „Neugestaltung von Geschäftsprozessen“) konzentriert sich auf das radikale Überdenken und Neugestalten von Geschäftsprozessen, um damit weitreichende Verbesserungen zu erreichen. Business Process Reengineering kann sehr wirkungsvoll sein, wird aber aufgrund seines disruptiven Charakters weniger häufig angewendet als andere Methoden zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Kaizen: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Schwerpunkt: Kontinuierliche, schrittweise Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Eigenschaften: Mitarbeiterorientierung; kleine Verbesserungen durch Mitarbeitervorschläge; regelmäßige Teamsitzungen; Implementierung von Verbesserungen im Tagesgeschäft.

Typische Einsatzbereiche: Unternehmensweit.

Kaizen bedeutet übersetzt „Veränderung zum Besseren“ und konzentriert sich auf kontinuierliche schrittweise Optimierungen durch das Engagement und die Zusammenarbeit aller Teammitglieder.

PDCA-Zyklus

Schwerpunkt: Systematischer Prozess für kontinuierliche Optimierung.

Eigenschaften: Ablauf: Plan (Planen), Do (Umsetzen), Check (Überprüfen), Act (Handeln); iterative Schleifen zur permanenten Prozessverbesserung; Anwendung in kleinen und großen Maßstäben.

Typische Einsatzbereiche: Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Prozessoptimierung.

Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Ansatz zur Problemlösung und Prozessverbesserung. Er ist in vielen Methoden integriert und bleibt ein grundlegendes Werkzeug für Qualitätsmanagement und kontinuierliche Verbesserung. Ein Praxisbeispiel finden Sie hier.

Effiziente Workflows durch Geschäftsprozessoptimierung

Unternehmen arbeiten stets daran, ihre Produktivität zu steigern und bestehende Geschäftsprozesse fortlaufend zu optimieren. An erster Stelle stehen dabei die Kernprozesse, die unmittelbar am Geschäftserfolg beteiligt sind. Diese werden im Rahmen des Prozessmanagements mithilfe von Automatisierungstools, KI, Cloud-Integrationen und weiteren Technologien kontinuierlich verfeinert, um die Arbeitsschritte und Durchlaufzeiten zu minimieren und menschliche Fehlerquellen so gut es geht auszuschließen.

Eine der größten menschlichen Fehlerquellen ist jedoch nach wie vor die Kommunikation und diese lässt sich nicht einfach vollständig automatisieren. Agile Methoden mit kurzen Iterationszyklen und moderne Tools für Projekt- und Prozessmanagement können jedoch die Zusammenarbeit deutlich verbessern und Fehler durch Missverständnisse oder veraltete Informationsstände reduzieren. Was ebenfalls positiv dazu beiträgt, sind klare Workflows und Verantwortlichkeiten, kurze Iterationszyklen agiler Methoden und regelmäßiges Feedback.

Prozessmodellierung: Prozesse bis in die Detailebene visualisieren

Ein wichtiges Hilfsmittel im Prozessmanagement sind übersichtliche Visualisierungen der Workflows, z.B. durch Flussdiagramme oder andere Modelle. So lassen sich Prozesse transparent bis in die Detailebene abbilden, was dabei hilft, potenzielle Fehler und Ineffizienzen schneller zu identifizieren und zu beheben.

Tools zur Prozessmodellierung stellen die verschiedenen Prozessschritte, deren Reihenfolge, die beteiligten Akteure und alle Informationsflüsse übersichtlich dar. So wird es einfacher, Geschäftsprozesse im Detail zu verstehen, zu analysieren und sie entsprechend zu optimieren.

Vorteile der Prozessmodellierung

• Prozessmodelle machen die internen Abläufe eines Unternehmens übersichtlich, transparent und verständlich.
• Ein Bild bzw. ein Modell sagt mehr als 1.000 Worte: Deswegen dienen Modelle in Besprechungen und Diskussionen zwischen Mitarbeitern, dem Management und externen Parteien als effektives Kommunikationsmittel.
• Durch den visuellen Überblick können potenzielle Schwachstellen in Prozessen frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen entwickelt werden.

Einsatz für Prozessverbesserungen

Grafische Prozessmodelle können gleich in mehreren Phasen des Optimierungsprozesses zum Einsatz kommen:

1. Analysephase: Prozessmodelle erzeugen ein übersichtliches Bild der aktuellen Arbeitsabläufe und vereinfachen es, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
2. Entwurfsphase: Modelle können als Blaupause für die zu implementierenden Veränderungen dienen.
3. Implementierungsphase: Bei der Implementierung der Optimierungsmaßnahmen können Prozessmodellierungen ausgezeichnet als Orientierungshilfe dienen.
4. Kontrollphase: Auch nach der Implementierung unterstützen visuelle Modelle die Kontrolle und Bewertung der Ergebnisse.

Software und Tools für Prozessmanagement und -optimierung

Im Bereich Prozessmanagement und -optimierung existiert eine Vielzahl an Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Derartige Tools bieten verschiedenste Funktionen – vom Projektmanagement über die Analyse bis hin zur Automatisierung.

Welche Tools wofür genutzt werden können, haben wir nachfolgend kurz zusammengefasst.

• BPMN-Tools (Business Process Model and Notation): BPMN-Tools wie Signavio, Bizagi und Camunda sind klassische Prozessmodellierungstools und ermöglicht es, detaillierte visuelle Prozessmodelle zu erstellen und diese zu dokumentieren.
• Lean Management Software: Projektmanagement-Tools wie LeanKit oder Kanbanize nutzen Lean-Management-Prinzipien, um Prozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Sie bieten Kanban-Boards zur Visualisierung von Workflows und zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
• Six Sigma Software: Auf die Six-Sigma-Methodologie ausgerichtete Tools, wie Minitab und SigmaXL, bieten statistische Analysewerkzeuge, um Prozessvariationen zu identifizieren und zu reduzieren.
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): SAP ERP, Oracle ERP Cloud und Microsoft Dynamics 365 sind häufige Vertreter umfassender Softwarelösungen, mit denen sämtliche Unternehmensprozesse integriert und optimiert werden können, von der Produktion über den Vertrieb bis zum Fulfillment.
• RPA (Robotic Process Automation): UiPath, Blue Prism und Automation Anywhere dienen der Automatisierung von repetitiven und regelbasierten Aufgaben, um Effizienz und Genauigkeit von Workflows zu steigern.
• Prozess-Mining-Tools: Celonis, ProcessGold und Disco bieten Einblicke in tatsächliche Prozessabläufe durch die Analyse von Event-Logs aus verschiedenen IT-Systemen und identifizieren so Optimierungspotenziale.

Die besten Prozesse sind automatisiert

Automatisierungen spielen eine zentrale Rolle in der Prozessoptimierung, da sie sowohl die Effizienz steigern als auch menschliche Fehler reduzieren können. Zudem steigern sie die Reaktionsfähigkeit von Unternehmen, da sich automatisierte Systeme leichter skaliert und flexibler anpassen lassen als manuelle Prozesse.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen zwei verschiedene Ansätze, wie Geschäftsprozesse automatisiert werden können. 

Einsatz von RPA-Software (Robotic Process Automation)

RPA-Tools ermöglichen die Automatisierung von routinemäßigen, regelbasierten Aufgaben, die zuvor von Menschen durchgeführt wurden. Beispiele hierfür sind die Dateneingabe, das Abrufen von Informationen aus verschiedenen Systemen oder die Bearbeitung von Standardanfragen. RPA-Bots können diese Aufgaben schnell und fehlerfrei ausführen, was die Effizienz steigert und Mitarbeitern ermöglicht, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.