Le souhait d’optimiser les processus métier constitue souvent le point de départ pour entamer une modélisation des processus. En l’occurrence, il s’agit d’abord de saisir le statu quo, considérer son degré de complexité et le visualiser à l’aide de différents modèles graphiques. Suivi puis par la modélisation des processus proprement dite. Dans ce contexte, ce n’est pas seulement la structure des processus, mais aussi les interfaces charnières qui transmettent les données d’une étape à l’autre qui méritent une attention toute particulière.
Un processus métier est une séquence d’activités logiquement liées avec un déclencheur (trigger), un début (input) et un résultat (output) clairement définis apportant par ailleurs une plus-value à l’entreprise. Un processus peut concerner la fabrication d’un produit, le traitement d’une information, d’un document, d’un service, l’interaction de machines ou l’interdépendance de services dans les chaînes d’approvisionnement, par exemple.
La modélisation des processus consiste à modifier ou bien la structure de certaines étapes ou bien de l’ensemble des processus, soit pour les adapter à de nouvelles contraintes, soit pour les optimiser en termes de temps, de qualité, de coûts, de sécurité, de contrôlabilité, d’organisation, etc.
Alors que par le passé, la modélisation des processus se concentrait surtout sur les différents étapes d’un processus, aujourd’hui – en raison de la numérisation et de la valeur ajoutée qu’apportent les écosystèmes digitaux – c’est l’intégration des données qui y joue un rôle essentiel. Or, la modélisation ne considère pas seulement les processus au sein d’une même entreprise, mais entre différentes entreprises, personnes et systèmes informatiques.
MODELISATION DES PROCESSUS - LA THEORIE.
Lors de la modélisation des processus, il s’agit tout d’abord de rendre le déroulement de ceux-ci transparent et ce via une description exacte de leurs étapes individuelles. Ces informations sont ensuite traduites dans un langage formalisé ou transposées dans un modèle graphique utilisant des symboles prédéfinis : ainsi sont identifiés les dépendances, les doubles emplois, les étapes trop compliquée et le manque d’interconnexions – des bases importantes pour aborder l’optimisation souhaitée des processus. Grâce à cette représentation graphique, de premières approches de solution apparaissent, le savoir-faire des experts devient plus accessible facilitant l’implication d’autres équipes au sein de l’entreprise.
METHODES AYANT FAIT LEUR PREUVE.
La procédure de modélisation des processus dépend à son tour de la nature des processus, selon qu’il s’agit de structures commerciales complètes (Business Process Reengineering) ou de processus métier individuels. Dans tous les cas, les interfaces au niveau desquelles les informations sont transmises d’un processus à l’autre – par exemple de la commande au traitement de la commande et de là à la livraison – doivent être examinées scrupuleusement.
En règle générale, les étapes principales du processus sont d’abord visualisées, puis décomposées en sous-processus et intégrées dans le modèle. Selon ce qui doit être montré, on a recours à un ou plusieurs modèles de processus, de sorte que même des processus très complexes puissent être représentés sur différents niveaux hiérarchiques et descriptifs.
Il existe toute une série de méthodes pour représenter les processus.
La cartographie des processus représente les processus de manière générique avec un faible degré de détail. Elle permet d’établir des liens et de tirer de premières conclusions stratégiques. Pourtant, la cartographie des processus ne se prête pas à la modélisation des processus proprement dite.
Les ordinogrammes par contre illustrent les différents processus de manière schématique. L’utilisation de symboles standard représentant les procédures, les documents ou les décisions facilitent la visualisation et l’analyse détaillée du déroulement d’un processus et l’implication des participants au processus.
Les chaînes de processus orientées événements (CPE) sont également utilisées pour visualiser les processus métier – à l’aide d’une représentation chronologique, elle aussi enrichie de symboles. L’accent y est toutefois mis sur l’enchaînement des événements – événement étant compris comme un état, qui vient de se réaliser. Chaque événement (e) est suivi d’une fonction (f) et chaque fonction est suivie d’un événement – la réception d’une commande (e) est suivie d’une requête de disponibilités en stocks (f), qui elle constitue à son tour un événement suivie de l’information <non/disponible>. La méthode CPE est particulièrement adaptée lorsqu’il s’agit de scruter un processus sous différents angles (organisation, données).
Finalement, la Business Process Model and Notation (BPMN) modélise les processus via leur représentation graphique également. Mais la BPMN ne se penche pas seulement sur les séquences des processus métier et leurs flux d’informations. Elle identifie également les acteurs du processus et leur interdépendances, les tâches concrètes à exécuter, les points de décision (gateways) ou les messages (events). Avec plus de 150 symboles, la BPMN offre un répertoire complet et un niveau de détail appropriés pour représenter même les processus les plus complexes.
DE L'ANALYSE A LA MISE EN ŒUVRE.
Une modélisation des processus débute généralement par un atelier qui documente les processus concernés en détail à l’aide de la méthode choisie. Le cahier de charge pour la modélisation des processus est ainsi établi à partir des tâches et des objectifs établis en évaluant l’état actuel et l’état souhaité.
Étant donné qu’aujourd’hui, pratiquement tous les processus peuvent être représentés sous forme numérique, il est logique de mettre l’accent sur des processus entièrement numérisés également lors de la modélisation des processus. C’est-à-dire que non seulement les processus mais également les données processus sont à modéliser.
Les logiciels BPM tentent de répondre à cette exigence en fournissant, en plus de l’interface graphique, les applications aptes à intégrer les données concernées dans le nouveau processus. C’est là qu’interviennent les solutions de développement low code, qui proposent tant cette fonctionnalité complexe, qu’un front-end graphique convivial et des outils performants pour l’intégration et la transformation des données. Le rapport Forrester « Now Tech: General purpose Low-Code Development Platforms,Q1 2021 » liste d’ailleurs les platesformes low code les plus performantes. Si dès le début d’une modélisation on utilise de telles plateformes comme instrument de planification, elles permettent de lancer simultanément l’optimisation, la numérisation et l’automatisation des processus métier.
EXEMPLES DE MODELISATION DES PROCESSUS.
L’exigence croissante en termes d’agilité des entreprises entraîne également des exigences beaucoup plus élevées en matière de modélisation des processus. Un rôle essentiel revient donc à une intégration des données flexible. Qui s’adapte facilement, intègre les données pertinentes au moment voulu, à partir de multiples applications logicielles et qui gère la traduction des formats, si nécessaire. Un tel logiciel standard intuitif présente des avantages considérables, notamment lorsque la modélisations des processus implique des équipes issues de différents départements et ayant des niveaux de connaissances différents. En effet, la transparence, la convivialité et la flexibilité sont des facteurs importants pour la réussite de l’optimisation.
Ces dernières années, le secteur logistique a découvert la modélisation des processus, car certains processus n’y sont pas toujours entièrement numérisés, surtout dans le transport international. Ainsi, les documents de douane sont souvent encore imprimés, les transporteurs notent la remise des marchandises sur des fiches et les clients saisissent manuellement les données d’entrée de marchandise. De tels processus sont toutefois sujets à des erreurs et beaucoup trop coûteux par rapport aux maintes ressources impliquées et donc pas compétitifs.
D’autres points de rupture résultent de l’utilisation de différents systèmes logiciels chez le client, le commerçant en ligne, l’intermédiaire, l’entrepôt externalisé, le fabricant et le logisticien. Selon sa complexité, pour un seul processus de commande, dix systèmes logiciels ou plus, avec des formats de données différents, s’imbriquent donc les uns dans les autres créant des situations de communication difficile voire chaotique.
Mais il n’y a pas que dans la logistique qui a reconnu le potentiel d’optimisation et entrepris – de plus en plus souvent à l’aide de plateformes low code – une modélisation intelligente qui modifie non seulement un processus individuel, mais intègre l’ensemble du paysage processus.
Dans le cas de l’intégration horizontale des processus, le système de commande dispose de données sur la capacité productive, sur les stocks et sur les coûts des matières premières et les intègre de manière automatisée dans le calcul du prix et du délai de livraison. L’intégration verticale des processus, quant à elle, permet de signaler à temps, sur la base des quantités commandées, d’éventuelles pénuries de livraison auxquelles l’entreprise peut remédier en passant des commandes supplémentaires de matières premières auprès d’autres fournisseurs ou en prenant en charge elle-même des étapes de processus en amont ou en aval, par exemple l’extraction de matières premières ou leur transformation. Dans un nombre croissant de secteurs, une autre conséquence positive de l’intégration des processus est la percée de portails ouverts mettant en réseau les acteurs du marché, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’intégration des données, comme le proposent aujourd’hui, dans le domaine de la logistique, eFreight Switzerland ou Lobster Logistics Cloud.
